SOFTWARE CON IA PARA CLUBES DE ATLETISMO

Diriges un club de atletismo.
No un grupo de WhatsApp.
Ni un Google Drive.

Pasa de mendigar inscripciones por el chat y de pelearte con hojas de cálculo infinitas. Con TartanBase, tus atletas se inscriben solos, y nuestra IA extrae las marcas directamente de los PDFs de la Federación para crear tu histórico en segundos.

Prueba gratuita
Sin tarjeta · 15 días gratis · Cancela cuando quieras
0→Excels
Fichas e históricos en un solo lugar.
0→Chats
Cada atleta gestiona su propia inscripción.
IA vs PDF
La IA lee las actas oficiales por ti.
Control 100%
El club es el único dueño de sus datos.

Tu club sobrevive gracias al tiempo libre de su directiva.
Y eso no es sostenible.

La gestión de un club deportivo se resume en tres frentes: atletas, inscripciones y resultados.

He visto desde dentro cómo lo gestiona la gran mayoría de clubes de atletismo. Y, seamos sinceros, casi todos caen en las mismas tres trampas.

FRENTE 1

1. Gestión de atletas: El síndrome del "Excel de Fulanito"

Aquí suelen pasar dos cosas:

Opción A

El bando del caos digital

Son los que deambulan entre Drive, Dropbox y formularios de Google. Cuando por fin terminan, tienen un Excel muy ordenado. ¿Pero cuántas horas ha costado? Nadie lo sabe.

Y luego llegan las preguntas incómodas:

  • "¿Cuántos atletas tuvimos en 2023?"
  • "¿Alguien sabe si este chico es Sub-14 o Sub-16?"
  • "Creo que el Excel bueno lo tiene Fulanito... y está de vacaciones".
Opción B

El bando del software genérico

Los que prefieren pagar un software generalista de gestión deportiva. Todo muy ordenado, pero inútil para nosotros.

Porque gestionar un club de baloncesto o de ajedrez no tiene nada que ver con el atletismo. Estos programas no entienden que nuestra temporada se divide en Pista Cubierta y Aire Libre. No saben que el viento invalida una marca. Y probablemente piensen que un "estadillo" es un vino de la Ribera del Duero.

Hacen su trabajo, sí, pero no te solucionan la papeleta.

FRENTE 2

2. Inscripciones: La fiesta del copia y pega

Ningún software generalista está preparado para nuestras competiciones. ¿La solución de siempre? Lanzar la circular de la Federación al grupo de WhatsApp y rezar.

Grupo del club 56 mensajes
Publicas la circular y empieza la cadena de mensajes.
Un padre copia la lista, añade a su hijo y la vuelve a mandar.
Alguien se equivoca, borra a dos niños y se cruza con otros mensajes.
Después de todo, consigues algo parecido a un listado final.
Y justo al cerrar el ordenador... llega un cambio de última hora.
Circular en WhatsApp Primeros inscritos Confusión en el grupo Listado final Mensaje de última hora
Circular publicada

Se lanza la convocatoria en el grupo y todo arranca con buena intención.

Primeros inscritos

Empiezan los reenvíos y cada familia mete cambios sobre la marcha.

Conversación cruzada

Se mezclan mensajes, aparecen errores y el listado empieza a romperse.

Listado provisional

Tras varias rondas, tienes algo parecido a una versión final.

Última hora

Cuando ya ibas a cerrar, llega un cambio nuevo que vuelve a abrir todo.

¿El resultado final? 56 mensajes y 2 horas perdidas cruzando datos para algo que debería hacerse en 15 minutos.

FRENTE 3

3. Resultados: El PDF infernal

Termina el fin de semana. Tus atletas han competido genial. Entras a la web de la Federación y te publican los resultados en un PDF de... ¡¿57 PÁGINAS?!

Portada PDF
Interior PDF resultados

Madre de Dios.

Te toca afilar la vista, buscar a tus atletas entre cientos de nombres, mirar los tiempos, comprobar el viento y apuntarlo todo a mano en tu propio Excel.

"Pero las federaciones ya tienen una web con el ranking", dirás.

Sí, claro. Pero a ver quién es el guapo que se pone a buscar datos en webs que no permiten filtrar por club y que actualizan cuando pueden. Bastante tienen las federaciones con organizar la competición.

Pero un club necesita tener el control. Necesitas ver los tiempos, el progreso y las categorías de tus atletas en un mismo lugar. Y créeme: pasar el fin de semana transcribiendo ese PDF infernal a un Excel no es la solución.

PRUEBA 15 DÍAS GRATIS

No hemos inventado el atletismo.
Hemos eliminado el trabajo manual
que te impide disfrutar de él.

El calendario ya existe. Las actas ya existen. El problema siempre fue el trabajo manual entre medias. Ahí es donde entra TartanBase.

Nuestra IA no es adorno de marketing. Es un motor de ingesta: lee, estructura, valida y guarda. Tú revisas y consolidas.

Gestión de Atletas En producción

No gestionamos "socios genéricos".
Gestionamos atletas con categorías que cambian cada año.

Olvídate de picar a mano el nombre de los 150 miembros de tu club. Hemos diseñado un proceso de importación inteligente para que tu base de datos esté viva y operativa desde el primer café de la mañana.

Paso 1: Sube tu Excel de siempre

Nada de formatos imposibles. Solo necesitamos 5 columnas: Nombre, Apellidos, Fecha de nacimiento y Género. (¿Te atascas? Nos pasas el Excel y te ayudamos nosotros).

Tabla de atletas

Paso 2: Validación automática

El sistema escanea tu archivo y te dice quién es nuevo y quién ya estaba dado de alta. Detecta duplicados al instante para que no tengas que preocuparte de nada.

Tabla de atletas

Paso 3: La magia de las categorías

Selecciona la temporada. TartanBase lee el año de nacimiento de cada atleta y le asigna automáticamente su categoría actual (Sub-12, Sub-14, etc.). Cuando cambie de año, el sistema le subirá de categoría solo.

Tabla de atletas

Paso 4: Resumen y a correr

Un informe visual y rápido con todos los atletas dados de alta con éxito. Tu club está digitalizado.

Tabla de atletas

El panel que tu directiva soñaba tener

Como sabemos que gestionar diferentes edades es un dolor de muelas, tu nuevo listado incluye filtros reales de atletismo:

Filtros instantáneos

Filtra por temporada, nombre o categoría para ver de un plumazo a todos tus Sub-14, Sub-16 o Sub-18.

Tabla de atletas con filtros
Listado de atletas filtrado

Marcas y Trayectoria

Fichas individuales con sus datos personales, las competiciones en las que ha participado y un gráfico detallado con sus mejores marcas.

Tabla de atletas con filtros
Listado de atletas filtrado
Listado de atletas filtrado

Autogestión del atleta

Aquí está la clave. Cada atleta tiene su propio usuario y contraseña para inscribirse en las competiciones. Olvidarás de ir recogiendo inscripciones por los grupos de WhatsApp de una vez por todas.

Autogestión del atleta

Tu IA lee las circulares.
Tú solo decides quién va.

Gestión de competiciones En producción

Lo peor de organizar la temporada es recibir la circular de la federación y tener que "picar" a mano el nombre, la fecha, el lugar y —peor aún— las más de 20 disciplinas por categoría. Para cuando terminas de meter los datos en tu Excel, la competición ya casi ha empezado.

En TartanBase, la IA actúa como un secretaría digital que hace el trabajo que nadie quiere hacer.

¿Cómo funciona el "Cerebro" de TartanBase?
Después de escanear cientos de circulares, nuestro algoritmo es capaz de extraer automáticamente:

Datos Clave

Título de la competición, categorías participantes, fechas y ubicación exacta.

Traductor de Disciplinas

Entiende que "2km Marcha" y "2000m marcha" son lo mismo. Y si alguien decide ponerlo en centímetros, el algoritmo aprende para la próxima vez.

Detección de Entorno

Determina automáticamente si es short track (pista cubierta) o aire libre según la fecha.

Archivo Privado

Guarda el PDF original en nuestros servidores para que puedas consultarlo desde el móvil en la misma pista.

Control total sobre los plazos
Se acabó el recibir mensajes de WhatsApp a las 11 de la noche cuando el plazo ya ha cerrado:

Fecha límite innegociable

Tú fijas el límite de inscripción en la plataforma.

Cierre automático

Una vez pasada la fecha, los atletas ya no pueden inscribirse. Sin excepciones ni olvidos.

Exportación Federativa

Con un clic, descargas un Excel con todas las inscripciones ordenadas y clasificadas por disciplinas, listo para subirlo a la plataforma de la federación.

La IA se lee las 57 páginas del acta.
Tus atletas las consultan en la app.

Gestión de competiciones En producción

El objetivo final de cualquier atleta, el motivo por el que suda en cada entreno, es superarse: llegar antes, lanzar más lejos y saltar más alto.

¿El problema? Que la gran mayoría de atletas no tienen un acceso fácil a sus tiempos. Para ver su progreso tienen que bucear en webs poco intuitivas o rezar para que alguien de la directiva pase a limpio el PDF del fin de semana.

Aquí es donde TartanBase saca músculo.

Extracción inteligente de marcas (Adiós al tecleo)
Hemos diseñado un algoritmo capaz de leer las actas de la federación para extraer la información que realmente te importa:

Visión de túnel

La IA rastrea el documento y detecta solo a los atletas de tu club, ignorando de un plumazo a los cientos de participantes de otros equipos.

El dato exacto

Extrae automáticamente el nombre del atleta, la disciplina, la marca y el viento (si procede).

Resumen inmediato

Una vez analizado, te muestra un panel resumen con todo lo que ha encontrado.

Transparencia radical: La IA propone, el club dispone
Hemos probado el algoritmo con cientos de PDFs y funciona increíblemente bien. Pero somos honestos: hay parámetros que no controlamos (un juez que escribe mal un apellido, un formato de acta nuevo...).

Por eso, si el sistema detecta la más mínima duda, no inventa. La aplicación te dirá exactamente qué está pasando y cómo resolverlo de forma muy intuitiva.

Aunque no sea 100% infalible sin tu supervisión, te ahorrará cientos de horas copiando tiempos a mano, dándole a tus atletas un registro histórico perfecto de todas sus marcas.

Delega sin miedo.
Controla sin esfuerzo.

Gestión de competiciones En producción

Aparte de automatizar los tres pilares fundamentales que ahogan a cualquier club, hemos creado un ecosistema donde la información está siempre disponible, pero estrictamente controlada.

Cada miembro en su carril (Gestor de Roles)
Para que el club funcione solo, necesitas delegar. Pero delegar no significa perder el control. Hemos establecido tres perfiles con permisos blindados:

👑 Administrador (La Directiva)

Tiene el control total. Gestiona, modifica y elimina atletas o competiciones, administra los datos del club, gestiona a los entrenadores (hasta 10) y supervisa las inscripciones.

⏱️ Entrenador (La Pista)

Tiene acceso a toda la información vital (el progreso de los atletas y las competiciones del club) para hacer su trabajo, pero no puede crear ni borrar nada. Cero riesgo de accidentes.

👟 Atleta (La Acción)

Entra para ver su historial, revisar sus marcas y hacerse responsable de su propia inscripción cuando la competición está abierta.

Panel de Control (Dashboard)
Un vistazo rápido para saber exactamente cómo respira el club. Tanto administradores como entrenadores acceden a un panel donde verán en segundos el estado actual del equipo, el calendario con los próximos eventos y el ranking de las mejores marcas por categoría y género.

La Pista en tu Bolsillo (App Móvil)
Sabemos que los fines de semana no estás delante de un ordenador portátil. Estás en la pista. Nuestra aplicación móvil tiene un diseño simple, rápido y directo al grano, pensado para entrenadores y responsables a pie de campo. Saca el móvil de tu bolsillo y accede al instante a:

  • Los horarios exactos de las pruebas.
  • La lista de atletas inscritos.
  • El historial y las marcas de cada atleta justo antes de que salgan a competir.

El puente final con la Federación
No te dejamos colgado en el último paso. Cuando se cierra el plazo de una competición, con un solo clic podrás descargar un Excel con todas las inscripciones del club, perfectamente ordenadas y clasificadas por disciplinas. Solo tendrás que coger ese Excel y subirlo a la plataforma de la federación. Magia.

PRUEBA 15 DIAS GRATIS

La realidad de España:
17 federaciones
17 formatos distintos

Si estás en el mundo del atletismo, sabes perfectamente cómo funciona esto: todo depende de la Federación Española, pero luego cada federación autonómica se organiza como quiere.

Cada una tiene su propia plantilla para las circulares, sus propios PDF para los resultados y sus propias manías al maquetar la información.

Y como nuestra Inteligencia Artificial no inventa datos, un algoritmo que funciona perfecto para una comunidad no sirve para leer las actas de la comunidad vecina. No nos la jugamos.

FACV - Federació d’Atletisme de la Comunitat Valenciana✅
FAM - Federación de Atletismo de Madrid⚙️
FAA - Federación Andaluza de Atletismo⚙️
FCA - Federació Catalana Atletisme⚙️


¿Tu club pertenece a otra federación? Entrenemos a la IA.

Estamos trabajando a fondo para hacer que TartanBase sea compatible con el resto de federaciones autonómicas.

Si ves el potencial de la herramienta y estás muy interesado en que la adaptemos a tu región, hablemos.

Escríbenos directamente a administracion@tartanbase.com. Estaremos encantados de sentarnos contigo, ver cómo publica las actas tu federación y enseñarle a nuestro algoritmo a leerlas para que tu club pueda empezar a usar la plataforma.

Por qué un software de fútbol no sirve para gestionar
marcas, vientos y disciplinas.

Lo que de verdad necesita tu club Excel + WhatsApp + PDFs 😰 Software Genérico 🫤 TartanBase 🏆
Importar competiciones ✗ A mano, cada mes que hay una ✗ No existe el módulo ✓ IA automatizada + validación
Actas PDF a resultados ✗ Picando datos el domingo ✗ No contemplado ✓ IA extrae las marcas, tú validas
Histórico de marcas ✗ Hoja por atleta (acaba rota) ~ Genéricos (goles, puntos) ✓ Nativo (disciplinas, vientos, MMP)
Cambios de categoría ✗ Se pierde al cambiar año ~ Campos de texto libre ✓ Sube de categoría automáticamente
Inscripciones ✗ Perseguir a padres por el grupo ~ Formularios simples ✓ El atleta se apunta + Excel listo
Horarios a pie de pista ✗ "Creo que el PDF está más arriba en el chat" ~ No entienden la estructura de competición ✓ Todo a un clic desde la App móvil

Respuestas claras
para la tranquilidad de tu Junta Directiva.

¿TartanBase reemplaza a la plataforma de la Federación?+
No, y es totalmente a propósito. No venimos a competir con los canales oficiales de la federación (licencias, inscripciones oficiales), venimos a eliminar el trabajo manual que te generan. TartanBase es la capa de eficiencia interna de tu club: absorbe el calendario federativo, exprime las actas en PDF y convierte toda esa información suelta en un histórico ordenado y accesible para todos tus miembros, temporada tras temporada.
¿Qué pasa si la Inteligencia Artificial se equivoca al leer un acta?+
La IA nos facilita la vida enormemente, pero no es infalible. Por eso, ningún dato extraído por la IA va directo al histórico de tus atletas sin tu permiso. El sistema extrae los datos, aplica reglas de coherencia deportiva para detectar incoherencias y te propone los resultados. Tú revisas y consolidas. Aunque la IA pudiera dudar en algún parámetro, el tiempo que te ahorra picando nombres y marcas a mano merece, y mucho, la pena. El control siempre es tuyo.
¿Nuestros datos están mezclados con los de otros clubes?+
Rotundamente no. TartanBase funciona en modo de aislamiento total. Nunca sabrás qué otros clubes están usando la plataforma y, lo más importante, ningún otro club podrá ver jamás a vuestros atletas, marcas ni inscripciones. Cada club tiene sus datos físicamente separados y blindados por su propio sistema de roles.
¿Qué pasa si nos vamos? ¿Perdemos nuestro historial?+
Los datos son del club, no nuestros. Si algún día decidís que no queréis seguir usando la plataforma, podéis exportar todo vuestro histórico al instante en formatos estándar. Cada club es libre de irse cuando quiera. No secuestramos tu información.
¿Cuánto tarda un club en estar cien por cien operativo?+
Un club pequeño puede estar funcionando el mismo día. Para clubes grandes con varios años de histórico atrapado en hojas de Excel, la importación inicial puede durar unas horas con la ayuda de nuestro equipo. Eso sí: una vez estés al día, la IA se encarga de la ingesta de información. Pasarás de dedicar decenas de horas a la semana a la gestión, a dedicarle solo una o dos.
¿Cuál es el coste real? ¿Exigís permanencia?+
Tienes 15 días de prueba totalmente gratuita y sin meter la tarjeta de crédito. Después, contamos con planes mensuales que escalan de forma justa según el tamaño de tu club. No hay permanencia. Entras cuando quieres y cancelas cuando quieras. Sin letra pequeña ni obligaciones. La idea es que te quedes con nosotros años porque te hemos devuelto el tiempo para entrenar y cuidar a tus atletas, no porque un contrato te obligue a ello.

El movimiento se demuestra andando.
Ponnos a prueba con tus propios datos.

Podemos contarte maravillas sobre nuestra Inteligencia Artificial, pero sabemos que diriges un club y no tienes tiempo para promesas vacías. Por eso, te proponemos algo mucho más simple.

Prueba TartanBase durante 15 días, sin compromiso alguno. Da de alta a tus atletas, crea competiciones, lanza inscripciones y deja que el sistema lea tus primeros resultados de forma automática.

Las reglas de nuestra prueba:

Sin tarjeta de crédito: No te pediremos la tarjeta. Cero cobros sorpresa.

Sin llamadas comerciales: No te vamos a acosar por teléfono para venderte nada.

Sin bloqueos: Usa la plataforma con los datos reales de tu club durante dos semanas enteras.

Prueba gratuita
Hecho en España· Para clubes de atletismo · Con IA que entiende el atletismo base.

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